10 dicas para realizar sua confraternização com calma

Mais uma vez, parece que o tempo acelerou os ponteiros do relógio e sem que percebêssemos, estamos próximos das comemorações do Natal e do Ano Novo. Para os profissionais que atuam em Gestão de Pessoas chegou o momento de iniciar os preparativos para as tradicionais confraternizações que, normalmente, reúnem grande parte dos funcionários e que se tornam uma ótima oportunidade para promover mais que descontração, mas sim integração entre os colaboradores. Por outro lado, muitos se questionam: "Por onde devo começar, para que tudo dê certo?". Abaixo, seguem algumas dicas para aqueles que são responsáveis por organizar as festividades no ambiente de trabalho. Vamos a elas?

1 - O principal é saber o valor que você tem disponível para realizar a confraternização. Isso evitará dores de cabeça e mostrará a realidade que está à sua disposição.

2 - Faça uma lista do número provável de pessoas que deve comparecer à confraternização e inclua alguns possíveis convidados que poderão ou não marcar presença no dia da festividade.

3 - Veja os possíveis locais em que a confraternização poderá realizar-se: um auditório da empresa, uma área livre ou mesmo a possibilidade de alugar um ambiente que tenha uma localização viável para o comparecimento dos funcionários/convidados. Caso escolha a última alternativa - alugar um espaço - consiga referências sobre o local e veja se existe a infraestrutura oferecida é compatível para a ocasião.

4 - Preços. Esse item é importantíssimo quando se deseja promover uma festa. Lembre-se que ao economizar em determinados itens que comporão a confraternização, você terá a chance de investir em algum diferencial a mais.

5 - Recorra à sua rede social para saber de que forma os colegas da área estão programando as confraternizações das suas empresas. Peça sugestões e se alguém solicitar informação de algum buffet, por exemplo, e você tenha uma boa indicação, compartilhe.

6 - Uma vez definida a data, o local e o horário da confraternização, divulgue essas informações com antecedência. Isso porque todas as pessoas têm atividades e os funcionários podem agendar algum outro compromisso no mesmo dia. Para isso, recorra aos canais internos de comunicação e peça para que os líderes, em suas reuniões com as equipes, reforcem o convite junto aos liderados.

7 - No dia da confraternização, é indispensável que alguém responsável pela organização do evento esteja presente antes da chegada dos funcionários para ver se tudo está conforme o planejado. Caso contrário, será possível solucionar algum imprevisto. Isso também permitirá que a área de RH recepcione os convidados e os faça sentir que aquela festividade não foi feita apenas para cumprir uma formalidade, mas porque eles têm valor para a empresa.

8 - Da mesma forma que a presença da área de RH é importante na confraternização, a participação de um representante oficial da empresa é indispensável. Vale lembrar que durante encontros como esse, é possível que a direção mantenha contato com os colaboradores para agradecer a contribuição deles para o êxito da empresa, como também convidá-los para superar os desafios para o ano que se inicia.

9 - Se for pertinente à ocasião e o orçamento permitir, logicamente, realize atividades como sorteios de brindes e aproveite a oportunidade para fazer homenagens aos profissionais que mais se destacaram durante o ano.

10 - Caso queira descontrair a confraternização e incluir atividades mais dinâmicas como brincadeiras, tenha cuidado para não expor os participantes a situações que possam gerar, no dia seguinte, comentários de "mau gosto". Coloque-se no lugar de quem vai participar e pense se você gostaria de estar no lugar dele.

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br